Polityka prywatności Vigilon

Wersja: 2.0

Data obowiązywania: 27.03.2026

Ostatnia aktualizacja: 27.03.2026

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Vigilon w związku z korzystaniem ze strony internetowej vigilon.pl, komunikacją z Vigilon oraz korzystaniem z usług Vigilon w zakresie, w jakim Vigilon działa jako administrator danych osobowych.

Polityka zawiera również ogólną informację o tym, kiedy Vigilon działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w odniesieniu do danych przekazywanych przez klientów do aplikacji app.vigilon.pl. Szczegółowe warunki takiego przetwarzania reguluje odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (Data Processing Agreement, DPA).

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Vigilon Adam Wiercioch

ul. Pęcicka 40, 01-688 Warszawa

E-mail: kontakt@vigilon.pl

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@vigilon.pl.

2. Zakres Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych przez Vigilon w związku z:

  1. korzystaniem ze strony internetowej vigilon.pl;
  2. kontaktem z Vigilon przez formularze, pocztę elektroniczną, telefonicznie lub w inny sposób;
  3. zapytaniami ofertowymi, prośbą o demo, konsultację lub materiały informacyjne;
  4. zamawianiem usług i rozliczeniami;
  5. korzystaniem z konta administratora klienta, jeżeli Vigilon przetwarza dane w tym zakresie jako administrator;
  6. działaniami marketingowymi, analitycznymi i statystycznymi prowadzonymi przez Vigilon;
  7. obsługą zgłoszeń, dochodzeniem należności, ustalaniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń.

Polityka nie zastępuje:

  • informacji przekazywanych przez klientów ich pracownikom, współpracownikom lub innym użytkownikom końcowym;
  • Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej pomiędzy Vigilon a klientem w związku z korzystaniem z aplikacji app.vigilon.pl;
  • informacji o plikach cookies i zgodach, które mogą być prezentowane dodatkowo w ramach banera cookies lub ustawień prywatności.

3. Role Vigilon w przetwarzaniu danych

3.1. Vigilon jako administrator danych

Vigilon działa jako administrator danych osobowych przede wszystkim w odniesieniu do:

  • danych osób odwiedzających stronę vigilon.pl;
  • danych osób kontaktujących się z Vigilon w sprawach handlowych, organizacyjnych, prawnych lub technicznych;
  • danych przedstawicieli klientów, partnerów i dostawców;
  • danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń, wsparcia oraz obsługi relacji z klientem;
  • danych przetwarzanych w celu marketingu własnych usług Vigilon, o ile jest to zgodne z obowiązującymi przepisami.

3.2. Vigilon jako podmiot przetwarzający (procesor)

W zakresie danych osobowych przekazywanych przez klientów do aplikacji app.vigilon.pl, w szczególności danych użytkowników końcowych wykorzystywanych do realizacji kampanii szkoleniowych, symulacji phishingowych, materiałów edukacyjnych, raportowania wyników i innych funkcji aktywowanych przez klienta, Vigilon działa co do zasady jako podmiot przetwarzający (procesor) działający w imieniu klienta.

W takim przypadku:

  • klient pozostaje administratorem danych osobowych lub podmiotem uprawnionym do wydawania wiążących instrukcji;
  • Vigilon przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta i tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi;
  • szczegółowe warunki przetwarzania, zakres instrukcji, środki bezpieczeństwa, zasady dalszego powierzenia, retencji i usuwania danych określa odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA);
  • osoby, których dane zostały przekazane do aplikacji przez klienta, powinny co do zasady kierować żądania dotyczące realizacji praw wynikających z RODO do klienta jako administratora danych.

Vigilon projektuje usługę tak, aby ograniczać zakres przetwarzanych danych do minimum niezbędnego do realizacji celów szkoleniowych i raportowych. Zgodnie z publicznie komunikowanym modelem usługi Vigilon nie zbiera haseł użytkowników i nie pozwala na ich wpisywanie w ramach symulacji.

4. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

Zakres danych zależy od tego, z jakiej funkcji korzystasz i w jaki sposób wchodzisz z nami w relację.

4.1. Dane podawane bezpośrednio przez Ciebie

Możemy przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko;
  • służbowy lub prywatny adres e-mail;
  • numer telefonu;
  • nazwę firmy lub organizacji;
  • stanowisko, rolę, dział lub inne podstawowe informacje organizacyjne;
  • treść wiadomości, zapytania, zgłoszenia lub korespondencji;
  • dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, wystawienia faktury lub rozliczenia usługi;
  • dane konta administratora klienta, w tym dane logowania i informacje niezbędne do zarządzania usługą.

4.2. Dane zbierane automatycznie

W związku z korzystaniem ze strony lub usług możemy przetwarzać także:

  • adres IP;
  • datę i czas żądania;
  • adresy URL żądanych zasobów;
  • informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym i urządzeniu;
  • dane diagnostyczne i logi systemowe;
  • dane o błędach i zdarzeniach technicznych;
  • informacje o źródle wejścia na stronę, w tym dane referer;
  • identyfikatory cookies lub podobnych technologii, jeśli są stosowane.

4.3. Dane pochodzące z innych źródeł

Możemy otrzymywać dane również od:

  • klientów, którzy wskazują Cię jako osobę kontaktową;
  • partnerów handlowych i technologicznych;
  • publicznie dostępnych źródeł biznesowych;
  • dostawców usług wspierających sprzedaż, obsługę klienta, analitykę lub płatności.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy odpowiednią podstawę prawną.

5.1. Kontakt, zapytania, oferta i demo

Przetwarzamy dane w celu:

  • odpowiedzi na wiadomość lub zapytanie;
  • przygotowania oferty;
  • umówienia rozmowy, prezentacji lub demo;
  • prowadzenia działań zmierzających do zawarcia umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze komunikacji biznesowej.

5.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Przetwarzamy dane w celu:

  • utworzenia konta i aktywacji usługi;
  • obsługi zamówionej usługi;
  • wsparcia technicznego i organizacyjnego;
  • kontaktu z administratorem klienta;
  • zapewnienia bezpieczeństwa, ciągłości działania i obsługi subskrypcji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.

5.3. Rozliczenia, księgowość i windykacja należności

Przetwarzamy dane w celu:

  • wystawiania dokumentów księgowych;
  • prowadzenia rozliczeń;
  • realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych;
  • dochodzenia należności i obsługi procesów windykacyjnych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na dochodzeniu należności i ochronie przed nadużyciami.

5.4. Marketing własnych usług Vigilon

Możemy przetwarzać dane w celu prezentacji oferty, przesyłania informacji o usługach, materiałach edukacyjnych, aktualizacjach, demo, webinarach lub innych treściach związanych z działalnością Vigilon.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług;
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli dany kanał komunikacji lub sposób przetwarzania wymaga uzyskania zgody na podstawie przepisów szczególnych.

5.5. Obsługa formularzy, czatu online i zgłoszeń

Jeżeli na stronie aktywne są formularze kontaktowe, formularze demo, narzędzia do rozmów online lub inne rozwiązania umożliwiające przekazanie danych, przetwarzamy dane w celu obsługi zgłoszenia, kontaktu handlowego, kontaktu serwisowego lub wsparcia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO — w zależności od charakteru zgłoszenia.

5.6. Analityka, statystyka i rozwój serwisu

Przetwarzamy dane w celu analizowania sposobu korzystania ze strony, poprawy funkcjonalności, bezpieczeństwa i skuteczności komunikacji, a także prowadzenia statystyk i analiz biznesowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na rozwijaniu i optymalizacji serwisu oraz usług, a w odniesieniu do niektórych cookies lub narzędzi analitycznych również zgoda wyrażona za pośrednictwem narzędzia cookie, jeżeli jest wymagana.

5.7. Bezpieczeństwo, logi i zapobieganie nadużyciom

Przetwarzamy dane techniczne i logi w celu:

  • zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury;
  • wykrywania incydentów, błędów i nadużyć;
  • tworzenia kopii bezpieczeństwa;
  • przywracania ciągłości działania;
  • administrowania stroną i systemami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, integralności i dostępności usługi.

5.8. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Możemy przetwarzać dane także w celu dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami oraz wykazania zgodności z obowiązkami prawnymi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

6. Skąd pochodzą dane

Dane osobowe pochodzą przede wszystkim:

  • bezpośrednio od Ciebie;
  • z formularzy dostępnych na stronach Vigilon.pl i app.vigilon.pl;
  • z korespondencji prowadzonej z Vigilon;
  • z logów serwera i narzędzi analitycznych;

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie uprawnionym odbiorcom lub podmiotom współpracującym z Vigilon, jeżeli jest to niezbędne do realizacji celów wskazanych w Polityce prywatności.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

  • dostawca hostingu i infrastruktury — obecnie cyberFolks.pl;
  • dostawcy usług poczty elektronicznej i komunikacji;
  • operatorzy płatności;
  • dostawcy narzędzi analitycznych, marketing automation, czatu online, CRM, helpdesk lub systemów wsparcia, jeżeli są używani;
  • dostawcy usług księgowych, prawnych, windykacyjnych lub doradczych;
  • dostawcy usług IT i bezpieczeństwa;
  • podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Każdy podmiot przetwarzający dane na nasze zlecenie powinien zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności.

8. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych dostawców technologicznych, analitycznych, marketingowych lub komunikacyjnych dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do państw trzecich.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie:

  • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony; albo
  • standardowych klauzul umownych; albo
  • innego właściwego mechanizmu legalizującego transfer.

Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji o stosowanych zabezpieczeniach transferowych, skontaktuj się z nami.

9. Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa lub potrzeby obrony przed roszczeniami.

Co do zasady:

  • dane związane z obsługą zapytań, ofert i kontaktu biznesowego przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony przed roszczeniami;
  • dane marketingowe przechowujemy nie dłużej niż przez 3 lata, o ile wcześniej nie wycofasz zgody lub nie zgłosisz sprzeciwu;
  • dane księgowe i rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego;
  • logi techniczne i dane bezpieczeństwa przechowujemy przez okres uzasadniony bezpieczeństwem, diagnostyką i ciągłością działania;
  • dane przetwarzane przez Vigilon jako procesora w aplikacji app.vigilon.pl przechowujemy przez okres wynikający z umowy z klientem, instrukcji klienta oraz DPA.

10. Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli Vigilon działa jako procesor danych w imieniu klienta, żądania dotyczące danych użytkowników końcowych przekazanych do app.vigilon.pl powinny być co do zasady kierowane do klienta jako administratora danych. Vigilon wspiera klienta w realizacji takich obowiązków zgodnie z DPA i obowiązującymi przepisami.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W niektórych przypadkach możemy korzystać z rozwiązań automatyzujących działanie serwisu, marketingu lub komunikacji, a także z analiz statystycznych i segmentacji odbiorców.

Może to obejmować w szczególności:

  • kierowanie komunikatów do odpowiednich grup odbiorców;
  • automatyczne wysyłanie wiadomości po wykonaniu określonego działania przez użytkownika, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna;
  • analizę skuteczności kampanii informacyjnych i marketingowych;
  • działania antyfraudowe i bezpieczeństwa.

Co do zasady Vigilon nie podejmuje wobec użytkowników strony vigilon.pl decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, chyba że zostanie to wyraźnie wskazane w odrębnej informacji.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Strona vigilon.pl korzysta z plików cookies i podobnych technologii.

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania strony;
  • utrzymania sesji użytkownika;
  • zapamiętywania preferencji;
  • prowadzenia statystyk i analityki;
  • prowadzenia działań marketingowych lub remarketingowych — jeżeli są stosowane.

W zależności od konfiguracji strony mogą być wykorzystywane cookies własne oraz cookies dostawców zewnętrznych, takich jak dostawcy analityki, reklamy, mediów społecznościowych lub innych usług pomocniczych.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies z poziomu swojej przeglądarki lub — jeżeli jest dostępne — z poziomu banera cookie / centrum preferencji prywatności. Ograniczenie stosowania niektórych cookies może wpłynąć na funkcjonowanie strony.

13. Narzędzia analityczne i marketingowe

Zgodnie z informacjami publikowanymi obecnie w serwisie Vigilon może korzystać z narzędzi analitycznych, w tym z Google Analytics, oraz rozwiązań automatyzujących działanie serwisu i komunikacji marketingowej.

Jeżeli takie narzędzia są aktywne:

  • korzystamy z nich w celu analizy ruchu, statystyki, optymalizacji strony i komunikacji;
  • staramy się ograniczać zakres przetwarzanych danych do minimum niezbędnego;
  • w przypadkach wymaganych prawem prosimy o zgodę przed aktywacją odpowiednich cookies lub technologii śledzących;
  • informacje o preferencjach reklamowych mogą być zarządzane również po stronie dostawców zewnętrznych, zgodnie z ich politykami prywatności.

14. Bezpieczeństwo danych

Vigilon stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, odpowiednie do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz do poziomu ryzyka.

Zgodnie z informacjami publikowanymi obecnie w serwisie obejmuje to w szczególności:

  • zabezpieczenie transmisji danych przy użyciu certyfikatu SSL;
  • okresową zmianę haseł administracyjnych;
  • regularne aktualizacje oprogramowania i komponentów technicznych;
  • regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
  • działania organizacyjne i techniczne służące ograniczeniu dostępu do danych do osób upoważnionych.

Mimo stosowania odpowiednich zabezpieczeń żadna metoda transmisji danych przez Internet ani metoda przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka.

15. Logi serwera i hosting

Strona internetowa Vigilon jest technicznie utrzymywana na serwerach dostawcy hostingu. W związku z tym dostawca hostingu może przetwarzać dane zapisane w logach serwera, takie jak:

  • adresy URL żądanych zasobów;
  • czas nadejścia zapytania i wysłania odpowiedzi;
  • identyfikacja stacji klienta w ramach protokołu HTTP;
  • informacje o błędach;
  • adres strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika;
  • informacje o przeglądarce i adresie IP;
  • informacje diagnostyczne związane z działaniem strony i usług.

Dane te są wykorzystywane przede wszystkim w celu zapewnienia niezawodności technicznej, bezpieczeństwa oraz administrowania serwisem.

16. Zmiany Polityki prywatności

Vigilon może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w razie zmian w przepisach prawa, zmian technologicznych, zmian organizacyjnych lub zmian w sposobie świadczenia usług.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie vigilon.pl.

17. Kontakt i organ nadzorczy

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem: kontakt@vigilon.pl.

Masz również prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2

00-193 Warszawa

[https://uodo.gov.pl](https://uodo.gov.pl)

Przewijanie do góry